Compliance-Management-System

Ausgangslage

Eine regulierte Finanzinstitution musste nach einer aufsichtsrechtlichen Prüfung ihr Compliance-Management-System grundlegend überarbeiten. Die Prüfung hatte Lücken bei Meldewegen und bei der Dokumentation interner Untersuchungen aufgezeigt, die über mehrere der insgesamt sechs Geschäftsbereiche des Hauses hinweg bestanden und in der Zusammenschau schwerer wogen als jede einzelne Beanstandung für sich.

Wir haben die Institution bei der Neuaufstellung beraten, von der Governance-Struktur bis zu den Schulungsinhalten für die Führungsebene. Der bisherige Aufbau war über Jahre gewachsen, ohne dass sich die einzelnen Geschäftsbereiche auf einheitliche Verfahren verständigt hatten — ein häufiges Muster bei Häusern, die durch Zukäufe gewachsen sind und in denen jeder zugekaufte Bereich seine eigene Compliance-Historie mitbringt. In einem der sechs Bereiche existierte bislang überhaupt keine dokumentierte Meldestruktur, sondern nur eine informelle Praxis, Auffälligkeiten an den jeweiligen Bereichsleiter zu melden.

Vorgehen

Ein wesentlicher Teil der Arbeit lag in der Abstimmung zwischen Rechtsabteilung, interner Revision und IT — jede dieser Abteilungen hatte eigene Vorstellungen davon, wie Verdachtsfälle erfasst und weitergeleitet werden sollten, und keine der bestehenden Dokumentationen war mit den anderen kompatibel. Wir haben eine gemeinsame Meldestruktur mit klar zugeordneten Zuständigkeiten und Fristen entworfen, die für alle sechs Geschäftsbereiche einheitlich gilt, aber lokale Besonderheiten einzelner Bereiche berücksichtigt, etwa unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Kundenunterlagen.

Daneben haben wir ein Schulungsprogramm für die Führungsebene konzipiert, das nicht nur die formalen Pflichten vermittelt, sondern anhand konkreter Fallbeispiele zeigt, wie eine Verdachtsmeldung im Alltag tatsächlich entsteht und welche Fehler bei der internen Weiterleitung am häufigsten vorkommen. Die Abstimmungsrunden mit den sechs Geschäftsbereichen zogen sich über mehrere Monate, weil jeder Bereich seine bestehenden Prozesse zunächst dokumentieren musste, bevor eine Vereinheitlichung überhaupt möglich war — an zwei Standorten mussten dafür erst Prozessbeschreibungen erstellt werden, die es zuvor nur mündlich gab.

Ergebnis

Das neue Compliance-Management-System ist seit Abschluss des Projekts in allen sechs Geschäftsbereichen im Einsatz. Eine Nachbetreuung zur Weiterentwicklung einzelner Meldewege ist möglich, war aber nicht Teil des ursprünglichen Mandats.

„Ein Compliance-System, das nur im Handbuch existiert, hilft im Ernstfall niemandem — entscheidend ist, ob es im Alltag tatsächlich genutzt wird." — Prof. Dr. Ingrid Haas, Partnerin Arbeitsrecht & Compliance